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Datenschutzerklärung

Einleitendes zu Sendifys Datenschutzerklärung

Sendify, der Datenverantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung, respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich dazu, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie unter anderem darüber auf, wie Ihre personenbezogenen Daten verwaltet werden, wenn Sie Sendifys Logistik-Dienstleistungen (im Folgenden “Dienstleistungen”) nutzen, www.sendify.de (im Folgenden “Website”) besuchen oder uns kontaktieren. Sie beschreibt auch Ihre Rechte und wie Sie Ihre Rechte geltend machen können. Sie können sich jederzeit an uns wenden, wenn Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten oder dieser Datenschutzerklärung haben. Schicken Sie dazu einfach eine E-Mail an kontakt@sendify.de.

Bei der Nutzung der Dienstleistungen werden Sie wahrscheinlich personenbezogene Daten von anderen Personen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen von Empfängern, Absendern und anderen Parteien im Zusammenhang mit einer Sendung verarbeiten. Diese Informationen werden von Sendify in Ihrem Namen oder im Namen Ihres Arbeitgebers (dh als Assistent für personenbezogene Daten) verarbeitet.

Wenn Sie eine mit Hilfe der Dienstleistungen verschickte Sendung erhalten haben und Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, sollten Sie sich zuerst an das Unternehmen wenden, das die Sendung gebucht hat.

1. Welche personenbezogene Daten sammeln wir über Sie?

Sendify erhält, sammelt und verarbeitet personenbezogene Daten über Sie, beispielsweise wenn Sie die Dienstleistungen nutzen oder uns kontaktieren. Einige Beispiele solcher personenbezogenen Daten sind:

  • Kontaktinformationen, wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse.
  • Kontoinformationen, wie Name, Foto, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Passwort.
  • Buchungsinformationen, wie z. B. Ihr Buchungsverlauf und andere Informationen zu Sendungen, die Sie durch die Nutzung unserer Dienstleistungen buchen.
  • Unternehmensinformationen, z. B. Informationen zu dem Unternehmen, für das Sie arbeiten (normalerweise Ihr Arbeitgeber), wie Firmenname, Titel, Unternehmensstandort und gegebenenfalls Informationen zu Ihrer Vertretungsbefugnis.
  • Kommunikation, z. B. Informationen, die Sie in das Freitextfeld auf der Website, bei der Nutzung unserer Dienstleistungen oder in Ihre E-Mails an uns aufnehmen oder auf andere Weise bereitstellen.
  • Geräteinformationen, wie IP-Adresse, Sprache, Browser, Betriebssystem und Bildschirmauflösung sowie Informationen darüber, wann und wie Sie die Website oder die Dienstleistungen nutzen.
  • Sensible personenbezogene Daten. Sendify sammelt und verarbeitet sensible personenbezogene Daten (z. B. Krankheitsdaten) nur, wenn dies gerechtfertigt und erforderlich ist. Sensible Daten werden mit besonderer Sorgfalt behandelt. Da E-Mails nicht immer vollkommen sicher sind, können Sie es vermeiden, vertrauliche persönliche Informationen in Ihre E-Mails an uns aufzunehmen.

2. Wie werden Ihre Daten gesammelt?

  • Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. In der Regel teilen Sie uns einen Großteil der Daten selbst mit, beispielsweise wenn Sie sich auf der Website registrieren, eine Sendung buchen oder Sie in sonstiger Weise mit uns Kontakt aufnehmen. Die Daten, die Sie uns auf diese Weise mitteilen, stellen Sie uns freiwillig zur Verfügung. Bestimmte Daten müssen jedoch angegeben werden, um beispielsweise die Dienstleistungen nutzen zu können. Wenn Sie die angeforderten Daten nicht angeben, kann dies die Leistung oder Lieferung von Sendungen oder anderen Dienstleistungen beeinträchtigen, die Sie oder Ihr Arbeitgeber von uns erwarten.
  • Auf andere Weise gesammelte Daten. Sendify kann manchmal auch an anderer Stelle Daten über Sie sammeln. Daten können uns beispielsweise von einem Ihrer Kollegen zur Verfügung gestellt werden, der Sie zur Nutzung der Dienstleistungen einlädt. Sendify hat Ihre Kontaktinformationen möglicherweise auch von Kontaktinformationsanbietern, der Website Ihres Arbeitgebers oder anderen öffentlichen Quellen erhalten. Wenn Sie die Website besuchen oder die Dienstleistungen nutzen, werden Geräteinformationen von Ihrem Computer (oder Mobilgerät) erfasst. Diese Daten werden mithilfe von Cookies gesammelt.

3. Wie werden Ihre Daten verwendet?

Sendify verwendet Ihre persönlichen Daten in erster Linie, um Ihnen die Dienstleistungen bereitzustellen, mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Sendungen zu buchen und zu verwalten.

Beachten Sie, dass die Verwendung Ihrer Daten abhängig von Ihrer Beziehung zu uns unterschiedlich sein kann, beispielsweise wenn Sie uns als Einzelperson oder als Vertreter eines Unternehmens (z. B. bestehender oder potenzieller Kunde, Lieferant oder Partner von uns) kontaktieren. Es ist daher möglich, dass nicht alle unten aufgeführten Fälle für Sie relevant sind.

Sendify verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und aus folgenden rechtlichen Gründen:

  • Bereitstellung der Dienstleistungen. Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um Ihr Benutzerkonto zu verwalten und Ihnen die Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen (dh um den zwischen uns bestehenden Vertrag zu erfüllen). Beispielsweise werden Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort verwendet, um Ihre Identität zu bestätigen, wenn Sie sich bei Sendify registrieren, Buchungsinformationen, um Ihre Buchungen abzuschließen, und Geräteinformationen, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen für Sie und Ihr Gerät optimal dargestellt werden.
  • Abschluss und Erfüllung von Verträgen. Ihre personenbezogenen Daten können verarbeitet werden, um einen Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber abzuschließen und diesen Vertrag zu erfüllen. Dies schließt auch Maßnahmen ein, die zum Abschluss des Vertrags erforderlich sind. Sendify muss in der Lage sein, Verträge mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu schließen und zu erfüllen, und für andere berechtigte Interessen, einschließlich des Interesses von Sendify, verschiedene Arten von Vereinbarungen abzuschließen und zu erfüllen.
  • Unterstützung und Kommunikation mit Ihnen und anderen. Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) können zur Kommunikation mit Ihnen und anderen verwendet werden, beispielsweise im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Dienstleistungen. Ihre personenbezogenen Daten müssen unter anderem verwendet werden, um Beschwerden und Probleme mit den Dienstleistungen oder den Sendungen zu untersuchen, darauf zu reagieren und zu lösen. Es ist notwendig, Ihnen die Dienstleistungen zur Verfügung stellen zu können und für andere berechtigte Interessen, einschließlich der Interessen von Sendify, dass die Dienstleistungen einwandfrei funktioniert und eine effektive Kommunikation mit Ihnen und anderen besteht.
  • Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen. Ihre personenbezogenen Daten können verwendet werden, um Ihrem Arbeitgeber gebuchte Sendungen und andere vereinbarte Vergütungen in Rechnung zu stellen, indem Sie beispielsweise als Rechnungsreferenz eingegeben werden. Dies ist erforderlich, damit Sendify Rechnungen legen kann.
  • Durchführung von Kundenumfragen. Ihre Kontaktinformationen können verwendet werden, um Kundenumfragen durchzuführen, beispielsweise um Ihre Meinung zu Sendify und den Dienstleistungen einzuholen. Es ist freiwillig, auf Kundenumfragen zu antworten. Die im Zusammenhang mit Kundenumfragen gesammelten Daten können unter anderem als Grundlage zur Verbesserung der Dienstleistungen herangezogen werden.
  • Vermarktung der Sendify-Dienstleistungen. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse können verwendet werden, um Ihnen Newsletter, Informationen zu Dienstleistungen und Einladungen zu Veranstaltungen zu senden. Dies geschieht vor dem Hintergrund berechtigter Interessen, einschließlich des Interesses von Sendify an der Vermarktung der Dienstleistungen. Wenn Sie diese Art von Informationen nicht mehr erhalten möchten, können Sie davon abmelden, indem Sie den Anweisungen am Ende der von uns erhaltenen E-Mail folgen oder uns unter kontakt@sendify.de kontaktieren.
  • Einhaltung von Gesetzen. Sendify ist verpflichtet, das deutsche Recht einzuhalten. Dies bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten manchmal in dem gesetzlich oder aufgrund anderer gesetzlicher Verpflichtungen vorgeschriebenen Umfang verarbeitet werden müssen, beispielsweise für die Meldung an Behörden.
  • Schutz von Sendify, Ihnen und anderen. Sendify kann Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls verarbeiten, um unsere, Ihre oder gesetzlich vorgeschriebene Rechte, Geschäftsinteressen oder sonstige berechtigte Interessen anderer zu verteidigen oder geltend zu machen. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn Sie oder eine andere Person einen Anspruch gegen uns erheben, beispielsweise im Zusammenhang mit Beschwerden. Es ist notwendig, Sie und andere zu schützen und für andere berechtigte Interessen, einschließlich des Interesses von Sendify, auf Ansprüche und Beschwerden reagieren zu können.
  • Erstellung aggregierter Statistiken. Ihre persönlichen Daten (z. B. Buchungsdaten und Einheiteninformationen) können verwendet werden, um Statistiken in aggregierter Form zu erstellen, bei denen die Daten Sie nicht identifizieren können. Statistiken können beispielsweise wiederkehrende Arten von Buchungen, Durchschnittspreise und die geografische Verteilung der Benutzer des Dienstes betreffen. Dies geschieht mit Unterstützung legitimer Interessen, einschließlich der Interessen von Sendify an der Entwicklung und Verbesserung der Dienstleistungen und seiner Nutzung.
  • Entwicklung und Verbesserung der Dienstleistungen. Einheiteninformationen und aggregierte Statistiken können als Grundlage für die Weiterentwicklung und Verbesserung des Dienstes und neuer Dienste verwendet werden. Dies geschieht mit der Unterstützung legitimer Interessen, einschließlich der Interessen von Sendify bei der Entwicklung und Verbesserung der Dienstleistungen und der Benutzererfahrung.
  • Verarbeitung aufgrund erteilter Zustimmung. Ihre personenbezogenen Daten können auch für andere als die oben genannten Zwecke verwendet werden, wenn Sie uns darum bitten oder dies zulassen. Beispielsweise kann Sendify mit Ihrer Zustimmung eine von Ihnen bereitgestellte Referenz veröffentlichen oder Sie in Artikel zur Kundenzuweisung aufnehmen, um für die Dienstleistungen von Sendify zu werben.

4. Mit wem teilen wir Ihre Daten?

Sendify muss manchmal Ihre personenbezogenen Daten an andere vertrauenswürdige Personen und Unternehmen weitergeben.

Zum Beispiel können Ihre personenbezogenen Daten geteilt werden mit:

  • Personen, die mit uns arbeiten. Ihre personenbezogenen Daten werden an Personen weitergegeben, die bei Sendify arbeiten, jedoch nur an Personen, die Zugriff darauf benötigen, um ihre Arbeitsaufgaben ausführen zu können. Beispielsweise hat der Kundendienst von Sendify Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen bestmöglich helfen zu können.
  • Konzernunternehmen. Sendify gehört zur selben Gruppe wie SPOC Logistics Group AB und Express Delivery Sweden AB. Manchmal müssen Ihre persönlichen Daten zwischen diesen Konzernunternehmen ausgetauscht werden, damit die Unternehmen beispielsweise Systeme zentralisieren und miteinander kooperieren können.
  • Dienstleister. Ihre personenbezogenen Daten werden an ausgewählte Unternehmen weitergegeben, die uns bei der Bereitstellung der Dienstleistungen und der Website helfen, z. B. Anbieter von IT- und Finanzdienstleistungen. Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen oder zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen verarbeiten. Sendify arbeitet nur mit seriösen und sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, sodass Ihre personenbezogenen Daten in sicheren Händen sind. Sendify verwendet beispielsweise Intercom als Kundendienstsystem, Surveymonkey für Kundenumfragen und Fortnox hilft uns beim Versenden und Bezahlen Ihrer Rechnungen. Der Dienst wird über die Cloud-Serviceplattform von Amazon Web Services (AWS) gespeichert und bereitgestellt.
  • Versanddienstleister. Wenn Sie eine Sendung mit Sendify buchen, sendet Sendify Ihre Buchungsinformationen (einschließlich Ihrer Kontaktinformationen, wenn Sie sich als Kontaktperson angegeben haben) an den Versanddienstleister. Sie können den Namen des Versanddienstleisters sehen, bevor Sie die Sendung buchen. Der Versanddienstleister ist dafür verantwortlich, wie Ihre personenbezogenen Daten von ihm verarbeitet werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Website des Versanddienstleisters.
  • Behörden und rechtliche Zusammenhänge. Ihre personenbezogenen Daten müssen manchmal an Behörden, Gerichte und andere Parteien weitergegeben werden. Zum Beispiel, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren oder um auf eine Anfrage von Aufsichtsbehörden oder anderen Behörden zu antworten.
  • Geschäftsübertragung. Sendify kann aus strategischen oder geschäftlichen Gründen in Zukunft beschließen, das gesamte Unternehmen oder einen Teil davon zu verkaufen oder zu übertragen. Im Rahmen einer solchen Transaktion müssen Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an die am Prozess beteiligten Parteien weitergegeben werden.
  • Andere Parteien. Ihre personenbezogenen Daten können auch an andere Parteien weitergegeben werden, wenn Sie uns darum bitten oder dies zulassen. Sie können beispielsweise in E-Mail-Gespräche mit externen Parteien einbezogen werden.

5. Warum werden meine Daten außerhalb der EU / des EWR verwaltet?

Sendify ist stets bemüht, Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der EU / des EWR zu verarbeiten. Manchmal müssen Ihre personenbezogenen Daten jedoch an Unternehmen außerhalb der EU / des EWR übertragen werden. Beispielsweise können Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Versenden von Newslettern an Mailchimp übertragen werden, die unter anderem Ihre Daten in den USA verarbeiten.

Sie sollten sich bewusst sein, dass für Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU / des EWR möglicherweise andere Bestimmungen gelten, was gegebenenfalls zu einem schlechteren Schutz führen kann. Sendify stellt jedoch sicher, dass angemessene rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher und mit einem angemessenen Schutzniveau behandelt werden (z. B. genehmigte Standardklauseln und sogenannter Datenschutzschild). Sie können uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie Fragen zu geltenden Schutzmaßnahmen haben.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Sendify speichert Ihre personenbezogenen Daten so kurz wie möglich und nur so lange, wie dies für die Verarbeitung gerechtfertigt ist. Wie lange dies dauert, hängt möglicherweise von der Art der Daten ab. Dieselbe Information kann manchmal für verschiedene Zwecke gespeichert werden. Beispielsweise können bestimmte Daten für die Rechnungslegung und Abrechnung noch gespeichert sein, obwohl sie für andere Zwecke bereits gelöscht wurden.

Sendify überprüft regelmäßig die Notwendigkeit, Ihre Daten zu speichern, unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Im Allgemeinen werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert, dh während der Zeit, in der Sendify Dienstleistungen für Sie oder Ihren Arbeitgeber erbringt. Normalerweise müssen Ihre Daten aufgrund möglicher Reklamationsfristen auch einige Zeit später gespeichert werden. Ihre Kontoinformationen werden von uns gespeichert, solange Sie über Ihr Benutzerkonto verfügen.

Personenbezogene Daten, die aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, werden gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Beachten Sie, dass dies nicht das Recht von Sendify berührt, die Daten vor dem Rückruf zu verarbeiten. Ihre Daten können auch für einen längeren Zeitraum gespeichert werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, z. B. Steuer- und Rechnungslegungsgesetze. In diesem Fall werden Ihre Daten nur zur Erfüllung dieser Verpflichtungen verwendet.

7. Cookies

Wie viele andere Websites verwendet Sendify Cookies und ähnliche Technologien, um Geräteinformationen zu sammeln. Sie können die Cookie-Einstellungen in Ihren Browsereinstellungen überprüfen. Weitere Informationen zu unseren Cookies finden Sie hier.

8. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

Es sind Ihre personenbezogenen Daten. Sie haben daher das Recht, Informationen darüber zu erhalten und Einfluss darauf zu nehmen, wie Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden. Hier ist eine kurze Zusammenfassung Ihrer Rechte:

  • Widerspruchsrecht gegen die Nutzung. Sie haben das Recht, der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten aus berechtigten Gründen zu widersprechen. Sie können uns kontaktieren, um weitere Informationen darüber zu erhalten.
  • Recht auf Zugriff und Übertragung Ihrer Daten. Sie können jederzeit eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen darüber anfordern, wie diese gesammelt, verwendet, weitergegeben usw. werden. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht, Ihre personenbezogenen Daten an einen anderen Datenverantwortlichen zu übertragen.
  • Recht zum Löschen von Daten. Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Daten für den Zweck, für den sie gesammelt oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten besteht.
  • Recht, falsche Angaben zu korrigieren. Sie haben das Recht zu verlangen, dass falsche personenbezogene Daten über Sie korrigiert werden. Sie haben auch das Recht, unvollständige personenbezogene Daten zu ergänzen.
  • Recht auf Beschränkung der Verwendung. Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Verwendung Ihrer persönlichen Daten beschränkt wird, bis falsche Informationen korrigiert oder ein Einspruch von Ihnen bearbeitet wurde.
  • Recht, Ihre Zustimmung zu widerrufen. Sie haben das Recht, eine Einwilligung, die Sie uns erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Beachten Sie jedoch, dass dies keinen Einfluss auf die vor dem Rückruf durchgeführte Nutzung Ihrer Daten hat.

Wenn Sie Sendify auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu beschränken oder zu löschen, kann dies Ihre Nutzung der Dienstleistungen beeinträchtigen oder behindern. Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass es möglicherweise gesetzliche Bestimmungen gibt, die Ihre Rechte einschränken oder erweitern. Zum Beispiel können gesetzliche Verpflichtungen uns daran hindern oder berechtigen, Teile Ihrer Daten nicht weiterzugeben, zu löschen oder zu verschieben.

9. Beschwerden

Wenn Sie eine Beschwerde über unsere Erhebung oder Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen möchten, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir versuchen können, Ihr Anliegen in erster Instanz zu klären. Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

10. Änderungen unserer Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung muss manchmal geändert oder aktualisiert werden, z. B. wenn Funktionen geändert oder den Dienstleistungen hinzugefügt werden. Wenn wesentliche Änderungen vorgenommen werden, werden Sie bei der Nutzung der Dienstleistungen oder auf andere geeignete Weise darüber informiert, damit Sie die Möglichkeit haben, zu der Änderung Stellung zu nehmen, bevor sie wirksam wird. Sie sollten diese Erklärung auch regelmäßig lesen, um sicherzustellen, dass Sie über alle vorgenommenen Änderungen informiert sind.