Logistik-Ratgeber

Die wichtigsten Versanddokumente

Die Handelsrechnung

Sind die Waren, die Sie versenden, für den Weiterverkauf bestimmt? In solchen Fällen müssen Sie eine Handelsrechnung vorlegen, die Angaben zu Art und Wert der Waren, als auch Verkäufer und Käufer enthalten muss. Somit weiß die Zollbehörde, was in das EU-Ausland ausgeführt / aus dem EU-Ausland eingeführt wird und wie viel an Zoll und Mehrwertsteuer zu entrichten ist.

Pro-forma-Rechnung

Sind die Waren, die Sie versenden, NICHT für den Weiterverkauf bestimmt oder handelt es sich bei dem Geschäft um eine Schenkung oder dergleichen, dann ist eine Pro-forma-Rechnung vorzulegen, aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht. Daher ist es nicht gestattet, einen Warenwert von null anzugeben. Die Pro-forma-Rechnung muss also auf die gleiche Weise wie die Handelsrechnung ausgefüllt werden, jedoch müssen gegebenenfalls keine Zölle und Mehrwertsteuer entrichtet werden.

Hier sind einige Beispiele, für die Sie eine Pro-forma-Rechnung, und keine Handelsrechnung vorlegen müssen:

• Geschenke
• Produktproben
• Werbung
• Warenrücksendungen
• Ersatz von Waren

Ausfuhr-/Einfuhrzollanmeldung

In einer Ausfuhr- oder Einfuhrzollanmeldung werden Einzelheiten zu den ein- oder auszuführenden Waren aufgeführt. Dies ist ein unverzichtbarer Vorgang bei internationalen Frachtsendungen. Aus rein rechtlicher Sicht zeigt eine Zollanmeldung an, dass die Waren in ein bestimmtes Zollverfahren überführt wurden. Anhand dieser Anmeldung werden die zu entrichtenden Zölle und Steuern festgelegt. Der Inhalt der Handelsdokumente (Rechnung und Packliste) bildet hierfür die Grundlage.

Konnossement & Seefrachtbrief (Frachtbriefe)

Ein Konnossement ist ein Warendokument und damit ein Transportvertrag, der die Einzelheiten des Transports einer Sendung festlegt. Neben vielen anderen Funktionen dient das Konnossement als Nachweis dafür, dass die Reederei die Waren in einwandfreiem Zustand vom Absender erhalten hat. Der Besitz dieses Dokuments bedeutet auch, dass es die Kontrolle über die Ladung hat.

Ein Seefrachtbrief ist ebenfalls ein Beförderungsvertrag. Der Seefrachtbrief ist für die Auslieferung der Fracht nicht erforderlich und wird nur als Quittung ausgestellt. Außerdem ist ein Seefrachtbrief kein handelbares Warendokument und kann nicht an Dritte weitergegeben werden.

Eingangsmeldung (Arrival Notice)

Dieses Dokument informiert darüber, dass die Fracht am Bestimmungsort eingetroffen ist. Es enthält relevante Angaben wie die Beschreibung der Waren, Einzelheiten der Reise, das Bestimmungsland in Bezug auf die Zollabgaben und die Kontaktdaten des Frachtführers. Es wird vom Agenten im Bestimmungsland ausgestellt und ist an den Empfänger sowie an die auf dem Konnossement genannten Parteien gerichtet, die gegebenenfalls zu benachrichtigen sind.

COO – Ursprungszeugnis (Certificate of Origin)

Ein Ursprungszeugnis gibt an, in welchem Land eine Ware/Warenart hergestellt wurde. Dieses Dokument wird regelmäßig benötigt und enthält Informationen über das Produkt, seinen Bestimmungsort und das Ausfuhrland. Das Ursprungszeugnis ist ein wichtiges Formblatt, da es dazu beiträgt, eindeutig festzustellen, ob eine Ware für die Einfuhr in Betracht kommt oder zollpflichtig ist.

Dokumentarisches Akkreditiv

Ein Akkreditiv ist ein wichtiges Zahlungsmittel bei internationalen Handelsgeschäften. Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Versprechen, das eine Bank im Namen des Käufers (des Importeurs) gegenüber dem Verkäufer (dem Exporteur) in Höhe eines bestimmten Betrags in einer vereinbarten Währung abgibt. Außerdem verpflichtet es den Verkäufer, die erforderlichen Dokumente bis zu einem vorher festgelegten Termin vorzulegen. Darüber hinaus enthält es Informationen wie die Beschreibung sowie die Menge der Waren, die technische Beschreibung und die Dokumentationsanforderungen.

Die meisten dieser Dokumente sind obligatorisch, sie können jedoch je nach Art der Ladung und Bestimmungsort der Fracht variieren. Daher ist es wichtig, die für die Sendung erforderlichen Dokumente zu kennen, bevor Sie mit dem Versand beginnen. Wenn Sie bestimmte Transportdienste nutzen, müssen Sie über die richtigen Unterlagen verfügen. Dies vereinfacht den Transportprozess. Sendify hilft Ihnen gerne weiter, falls Sie bestimmte Versanddokumente benötigen oder wenn Sie Hilfe beim Ausfüllen der Unterlagen für Ihren Versand brauchen.